経営ビジョンと事業の方向性
行政手続の電子化、オンラインでの相談・契約、生成AIの普及により、場所にとらわれず専門家へ相談し、必要な情報を整理する機会が広がっています。当事務所にも地域を越えて相談に対応する機会が広がる一方、依頼者が専門家のサービスを比較しやすくなる中で、対応の速さ、説明の分かりやすさ、情報の正確性が一層求められます。制度変更への対応、AIが出力する情報の確認、個人情報や機密情報の保護への対応が欠かせません。
当事務所は、補助金・資金調達、在留資格、契約書に関する支援において、依頼者の状況に合った判断と分かりやすい説明を提供します。相談履歴、案件の進捗、必要資料、手続期限をデータとして整理し、デジタル技術で確認や案内を支えることで、相談受付から完了後の次の手続案内まで、継続して利用しやすい支援へ発展させます。
記録・検索・下書き等にかかる作業を改善し、専門家が制度の確認、案件ごとの判断、依頼者との対話に使える時間を増やします。蓄積した案件情報を適切な範囲で分析し、相談の多いテーマや手続きでつまずきやすい点を、案内や支援方法の改善につなげます。
具体的な取組とデータ活用
現在、Zoho CRMによる顧客・案件管理、オンライン相談、電子契約・電子署名を利用しています。また、ChatGPTとClaudeを調査や書類作成の補助に活用しています。これらの取組を土台として、次の改善を進めます。
顧客・案件情報と文書を対応付け、案件種別、相談日、資料の受領状況、進捗、手続期限を確認しやすい形で整理します。必要な情報へたどり着く操作を減らし、資料の確認や次の対応の案内を円滑にします。
生成AIを調査、情報整理、文書の下書きに活用しやすい業務環境を整えます。Google Workspaceを中心とする文書・情報共有環境への移行を計画し、操作のしやすさとAIとの連携のしやすさを検証します。既存のCRMが担う案件管理機能も確認し、必要な機能とデータを保ったうえで段階的に移行します。
案件ごとの作業時間や資料の追加確認の回数を記録し、手続種別ごとの傾向から、ヒアリング項目、必要資料の案内、文書ひな形を改善します。オンライン相談や電子契約の利用状況も確認し、依頼者の状況と手続の条件に合った利用方法を広げます。
AIの出力は補助情報として扱い、制度の根拠や資料との整合性を確認したうえで、行政書士が最終的な判断と文書の確認を行う運用を徹底します。AIに入力する情報は必要最小限とし、個人情報・機密情報の取扱い、利用サービスの条件と設定を確認します。
推進体制と人材の育成・確保
代表 金城智也がDX推進責任者として、方針の決定、導入する仕組みの選定、予算配分、効果の確認を担います。業務委託先や外部の専門家とは、必要な役割、情報の取扱い、成果物の確認方法を明確にして連携します。
代表者は、業務で使用するクラウドサービス、生成AI、情報セキュリティの学習を継続し、実際の業務手順に反映します。業務に関与する委託先には、担当範囲に応じた手順や情報管理ルールを共有します。システムの移行・連携等で専門的な知識が必要な場合は、外部の専門家を活用します。
取組状況と指標を四半期ごとに確認し、課題や改善の優先順位を見直します。重要な方針や利用環境の変更は代表者が判断します。
IT環境の整備方針
Google Workspaceへの移行に当たっては、既存の顧客・案件データ、文書、受付・予約との関係を整理し、必要な管理項目、検索、権限、保存方法、AIとの連携方法を検証します。試行、データの照合、業務での確認を経て移行範囲を決め、必要なCRM機能を欠落させない構成を選びます。
案件に関連するデータと文書の対応、共通の命名・保存ルールを整え、情報を再利用しやすくします。必要なサービス利用料、移行・連携の作業、学習に充てる費用は、業務への効果と情報保護の要件を確認して配分します。
情報セキュリティ基本方針に基づき、利用者ごとの権限管理、アカウントの保護、バックアップ、共有設定の確認を進めます。外部サービスとの連携では、アクセスできる情報の範囲を必要な業務に限定します。
取組の成果を確認する指標
次の指標を用いて、作業の効率化が依頼者への対応や支援の質につながっているかを確認します。測定開始後の実績を基準に改善目標を定め、四半期ごとに取組を見直します。案件の難易度や手続の条件が異なるため、可能な範囲で同じ業務種別を比較します。
調査・書類作成にかかる作業時間
- 確認方法：案件または同種の書類ごとに要した作業時間を記録し、傾向を比較する。
- 確認する目的：AIや文書の再利用による効率化を確認し、判断や説明に使う時間を確保する。
必要資料の追加確認・差し戻し回数
- 確認方法：案件ごとに資料不足や記載内容の確認が必要となった回数を記録する。
- 確認する目的：ヒアリングや必要資料の案内を改善し、依頼者の手戻りを減らす。
オンライン相談・電子契約の利用割合
- 確認方法：各手段が利用可能な相談・契約のうち、実際にオンライン相談・電子契約を利用した割合をそれぞれ確認する。
- 確認する目的：移動や郵送の負担軽減につながる利用状況を確認する。
業務基盤の移行・連携の進捗
- 確認方法：必要機能の整理、試行、データ照合、本運用への移行の各段階について、完了の有無を確認する。
- 確認する目的：使いやすさとAIとの連携を改善しながら、業務の継続性を確保する。
代表者メッセージ
私は、行政手続や書類の準備にかかる負担を減らし、依頼者の皆さまが本来取り組みたい事業や暮らしに時間を使えるようにしたいと考えています。デジタル技術の活用を、当事務所の支援をより分かりやすく、利用しやすくするための経営課題として位置付けています。
現在利用している顧客・案件管理、オンライン相談、電子契約、AIによる調査・書類作成補助をさらに改善し、情報へたどり着きやすく、AIと円滑に連携できる業務環境を整えていきます。記録したデータから課題を見つけ、案内や支援の方法にも改善を反映します。
その際には、情報を適切に守ることと、行政書士として根拠を確認し責任を持って判断することを大切にします。私自身が推進責任者として進捗と効果を確認し、依頼者の皆さまに役立つ改善を継続します。
ビジネスアクセル行政書士事務所
代表 行政書士 金城 智也